Med Coordinare kunde Din Förlängda Arm ge mer personlig assistans med omtanke
För Luleå-företaget Din Förlängda Arm är personlig assistans något mycket personligare än en affärsidé. Det är ett kall och det är en passion. Så när det gällde att välja digital väg framåt var det självklart ett personligt val som visade sig vara rätt väg mot mindre tidsåtgång för administration – och mer tid för omtanke.
Ett affärsupplägg med omtanke.
– Vi jobbar med personlig assistans och håller till i Luleå, men är verksamma i hela landet sedan nästan 20 år tillbaka, berättar Isabella Åström. Hon är kvalitetsansvarig på Din Förlängda Arm, ett företag som ser personlig assistans som något väldigt personligt. Det hela började med att entreprenören Peter Näslund från Luleå nåddes av ett tråkigt besked: hans fru hade fått diagnosen MS och skulle behöva personlig assistans för att kunna leva det liv hon önskade. Paret insåg dock snart att den kommunalt anordnade assistansen inte fungerade på det sätt de själva önskade. Eftersom Peter Näslund redan var entreprenör, var det ett naturligt steg att starta Din Förlängda Arm.
Pärmar & papper med jobbiga månadsslut
Innan Coordinare började användas var Din Förlängda Arm fortfarande beroende av pärmar och papper för sin verksamhetsstyrning och administration, vilket krävde mycket arbete, särskilt vid varje månadsskifte. Tidrapporter som fylldes i manuellt behövde dubbelkollas så att redovisad assistanstid, frånvaro, OB-tillägg och mycket annat skulle bli helt rätt. Dessutom krävdes det en rapport för Försäkringskassan och en rapport för löneberedningen, för varje anställd.
– Trycket på oss när vi skulle hantera hundratals papperstidrapporter blev enormt, berättar Isabella Åström. Till slut var det nödvändigt att digitalisera för att vi skulle kunna vara effektiva.
En smidig väg till det digitala
Att gå från gamla manuella men väl inarbetade rutiner till något helt nytt och okänt digitalt kan kännas överväldigande, men Isabella försäkrar att det gick mycket smidigare än de hade kunnat tro.
– Vi fick en fantastisk support i varje steg på vägen.
– När det gäller tidrapporteringen gick övergången gradvis, en kund i taget, eftersom det var smidigast på det viset, fortsätter Isabella. Vissa kunder ville till en början jobba vidare med papperssystemet, men när de väl har provat Coordinare har de alltid velat fortsätta digitalt. Digitaliseringen gör ju att man slipper mycket dubbelarbete, och man kan känna sig trygg med att alla rapporter som genereras från tiderna som finns i schemat verkligen stämmer.
– Jag känner också att det personliga och serviceinriktade bemötandet har varit en stor anledning till att införandet av Coordinare har fungerat så bra, konstaterar Isabella. Vi kände ju Johan sedan tidigare, så vi gjorde ett väl informerat val när vi gick in i det här samarbetet.
Blev det någon skillnad?
– Skillnaden före och efter Coordinare är gigantisk, speciellt när det gäller tidrapporteringen, sammanfattar Isabella. Nu har vi en daglig kontroll på allt, vilket självklart hjälper oss att undvika fel. Det är dessutom mycket enklare för oss att göra löpande ändringar som omedelbart får genomslag i assistenternas scheman och i alla rapporter.
– Coordinare hjälper oss också att efterleva lagar och regler och säkerställer att vi schemalägger assistanstiden enligt varje kunds beslut, fortsätter Isabella.
– Allt detta mynnar så klart ut i att vi kan lägga mer fokus på det viktigaste: omsorgen om våra kunder.